De tijd vliegt en binnenkort komen de feestdagen er weer aan. Wat ga jij met Kerst doen?” Die vraag komt voor de meesten altijd te vroeg. Maar voor je het weet, is er weer een jaar voorbij en is het zo weer december. Omdat je van alles moet regelen, is misschien wel de beste tip om op tijd te beginnen met het organiseren van de kerstborrel! Een goed georganiseerd begin, is het halve werk.
Doe het samen
Hoe meer zielen, hoe meer vreugd; dat geldt ook voor het organiseren van een kerstborrel. Samen met een handjevol collega’s een kerstborrel organiseren is niet alleen ontzettend gezellig, maar door met een groepje aan iets te werken stimuleer je elkaars creativiteit en ontstaan de leukste ideeën. Ook niet onbelangrijk: het verlicht de regeldruk per persoon aanzienlijk. Door ieder zo zijn of haar taken te geven, blijven de individuele to do’s overzichtelijk.
Bepaal het budget
Bij het organiseren van een kerstborrel is het goed om vooraf te weten wat er uitgegeven kan worden, zodat je weet of de baas uiteindelijk ook blij wordt van wat jij met je collega’s allemaal bedacht hebt. Het budget heeft invloed op vrijwel alle aspecten van de kerstborrel, dus inventariseer vooraf hoe ver je kunt gaan. Belangrijk is om vervolgens diverse offertes van losse onderdelen op een rijtje te zetten om te zien of alles past in het totaalplaatje. Past het? Dan ben je good to go en kun je bestellingen plaatsen en reserveringen vastzetten.
Weet wie er komt en bepaal de locatie
Weten hoeveel personen er komen borrelen is écht essentieel. Nodig je naast het voltallige personeel ook partners uit? Dan kan het aantal genodigden ineens verdubbelen. Wat je wilt voorkomen is dat je met 200 man in een te knusse ruimte staat. Er moet immers nog gedanst worden! Het omgekeerde is een recept voor ongemakkelijke situaties: met een te kleine groep een balzaal moeten vullen. Inventariseer dus tijdig de groepsgrootte en stem daar de locatie op af. Een ding is zeker: get out of the office! De eigen werkplek kennen je collega’s nu wel. Maak er dus een unieke middag of avond van, stel het centraal en geef hen het gevoel dat ze even weg zijn van de zogenoemde rompslomp van het werk.
Zet de datum vast en nodig je collega's tijdig uit
We zeiden het al: voor je het weet, is het zover. En dat geldt helaas niet alleen voor jullie. Ook voor al die andere bedrijven, kennissen, clubs en organisaties is het einde van het jaar een goede reden voor een borrel. Het is dus dringen geblazen in de agenda’s in december. Verstuur de uitnodigingen dan ook op tijd en zorg dat de gasten weten wanneer het kerstfeest gepland staat. Wat steeds vaker voorkomt, is een ‘save the date’: een kaart die je verstuurt vóór de daadwerkelijke uitnodiging, die ervoor zorgt dat je gasten de datum alvast blokken in hun agenda.
Vergeet de muziek niet
Dit klinkt misschien logisch, maar het zou je verbazen hoeveel organisatoren van nieuwjaarsborrels en andere soorten evenementen uiteindelijk de muziek over het hoofd zien. Het maakt niet uit of je een complete live band aan het werk wil zien of enkel een afspeellijstje met achtergrondmuziek van Spotify wil laten draaien, waar het om gaat is dat je zorgt voor wat sfeer en dat het niet doodstil is tijdens de nieuwsjaarborrel die je organiseert. In het geval kan ik als Allround DJ jullie hierin adviseren. Vraag vrijblijvend naar de mogelijkheden via onderstaand contactformulier.
Reactie plaatsen
Reacties